Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen: Ab 2027 wird es für Unternehmen mit einem maßgeblichen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 ernst. Ab 2028 müssen grundsätzlich alle betroffenen inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden.

Nicht jede Rechnung ist betroffen

Die gute Nachricht für das Gastgewerbe: Rechnungen an Privatgäste sind grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto gelten Ausnahmen – unabhängig davon, ob der Gast privat oder geschäftlich unterwegs ist.

Relevant wird die E-Rechnung vor allem bei größeren Firmenrechnungen, beispielsweise für Tagungen, Geschäftsreisen, Cateringaufträge oder Firmenfeiern.

Neue Software? Nicht unbedingt!

Viele Betriebe können ihre vorhandenen Kassensysteme, Hotelprogramme oder Buchhaltungslösungen weiter nutzen. Häufig reichen Updates, Zusatzmodule oder entsprechende Schnittstellen aus. Wichtig ist, frühzeitig mit dem Softwareanbieter und der Steuerberatung zu klären, ob die eingesetzten Programme E-Rechnungen empfangen, erstellen und ordnungsgemäß archivieren können.

Denn eines ist klar: Ein einfaches PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung. Erforderlich sind strukturierte, maschinenlesbare Daten, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Jetzt informieren und vorbereitet sein

Welche Fristen gelten? Was bedeutet die 250-Euro-Grenze? Bleiben Kassenbons erlaubt? Und wie funktioniert die E-Rechnung im Betriebsalltag?

Jetzt das Merkblatt „E-Rechnung im Gastgewerbe“ im Download herunterladen und gut vorbereitet sein!